Pengurus LCKI DKI Jakarta
Sekretaris 1
SEKRETARIS I BPD LCKI DKI JAKARTA
No. ID : LCKI-JK-20251112-0003
Berikut adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris I untuk Lembaga Cegah Kejahatan Indonesia (LCKI) Wilayah Jakarta. SOP ini dirancang untuk memastikan kelancaran administrasi, komunikasi, dan dokumentasi lembaga secara profesional dan akuntabel:
🎯 I. TUJUAN
Menjamin pelaksanaan tugas kesekretariatan secara tertib, efisien, dan mendukung kelancaran operasional serta komunikasi internal dan eksternal lembaga.
💼 II. TUGAS POKOK
- Menyusun dan mengelola surat-menyurat resmi lembaga
- Menyimpan arsip dokumen penting (akta, izin, laporan, notulen)
- Menyusun jadwal kegiatan dan rapat pengurus
- Membuat notulen rapat dan laporan kegiatan
- Menjadi penghubung antara Ketua, Bendahara, dan Divisi Program
- Menyusun laporan administrasi bulanan dan tahunan
- Mengelola komunikasi eksternal dengan mitra, pemerintah, dan masyarakat
📋 III. PROSEDUR KERJA
- Administrasi Surat-Menyurat
– Menyusun surat keluar sesuai format resmi lembaga
– Mencatat surat masuk dan mendistribusikannya ke pihak terkait
– Menyimpan arsip surat dalam folder digital dan fisik
- Pengarsipan Dokumen
– Menyimpan dokumen legal (akta yayasan, IMB, izin operasional)
– Menata arsip kegiatan, laporan, dan notulen rapat
– Menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen
- Rapat dan Notulen
– Menyusun undangan rapat dan mengatur jadwal
– Membuat daftar hadir dan notulen rapat
– Menyampaikan hasil rapat kepada pengurus dan mitra terkait
- Laporan Kegiatan
– Menyusun laporan kegiatan bulanan dan tahunan
– Mengarsipkan dokumentasi kegiatan (foto, daftar hadir, laporan)
– Berkoordinasi dengan Bendahara untuk laporan keuangan kegiatan
📌 IV. TANGGUNG JAWAB
– Menjaga akurasi dan ketepatan informasi dalam dokumen
– Menjamin kelancaran komunikasi internal dan eksternal
– Menjaga etika dan integritas dalam pelaksanaan tugas
– Melaporkan setiap kendala administrasi kepada Ketua LCKI
📎 V. DOKUMEN PENDUKUNG
– Format surat resmi
– Buku agenda surat masuk/keluar
– Template notulen rapat
– Laporan kegiatan bulanan
– Arsip digital dan fisik dokumen lembaga
