PENGURUS LCKI DKI JAKARTA

Berikut adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris Umum untuk Lembaga Cegah Kejahatan Indonesia (LCKI) Wilayah Jakarta. Posisi ini merupakan jabatan strategis yang mengoordinasikan seluruh aspek administratif, kelembagaan, dan komunikasi lintas divisi secara profesional:

🎯 I. TUJUAN

Menetapkan pedoman kerja Sekretaris Umum dalam menjalankan fungsi administrasi, komunikasi, dan koordinasi organisasi demi tercapainya visi dan misi LCKI di wilayah DKI Jakarta secara profesional, strategis, dan akuntabel.

💼 II. TUGAS POKOK

1. Menyusun, mengedarkan, dan mengarsipkan surat resmi organisasi.
2. Mencatat dan mendistribusikan notulensi rapat pengurus.
3. Mengelola arsip dokumen organisasi (fisik dan digital).
4. Menyusun jadwal kegiatan organisasi dan memastikan keterlaksanaannya.
5. Mengelola database anggota dan mitra kerja.
6. Menyusun laporan kegiatan dan laporan tahunan.
7. Menjadi penghubung administratif antara Ketua BPD, pengurus, dan pihak eksternal.

📋 III. PROSEDUR KERJA

1. Administrasi & Surat Menyurat

• Semua surat keluar diberi nomor, ditandatangani Ketua BPD & Sekretaris Umum, serta diarsipkan.
• Surat masuk dicatat dalam buku agenda dan ditindaklanjuti sesuai disposisi.

2. Rapat & Notulensi

• Agenda rapat disusun minimal 3 hari sebelum pelaksanaan.
• Notulensi rapat dibagikan maksimal 2 hari setelah rapat.
• Arsip notulensi disimpan dalam sistem digital terpusat.

3. Koordinasi Pengurus

• Menjadi penghubung resmi antar divisi.
• Menyampaikan keputusan rapat secara tertulis dan lisan.
• Memberikan dukungan administratif kepada Ketua BPD dan Bendahara.

4. Dokumentasi & Arsip

• Mengelola arsip dokumen resmi (AD/ART, SK, MoU, laporan kegiatan).
• Menyusun sistem digitalisasi dokumen (QR code, cloud storage).
• Menjamin keamanan dan kerahasiaan arsip organisasi.

5. Pelaporan

• Menyusun laporan kegiatan per triwulan.
• Menyusun laporan tahunan untuk disahkan dalam rapat pleno.
• Menyampaikan laporan administratif kepada Dewan Pusat LCKI.

📌 IV. TANGGUNG JAWAB

• Menjamin ketertiban administrasi organisasi.
• Menjaga kerahasiaan dokumen organisasi.
• Menjadi penanggung jawab tata tertib administrasi dalam setiap kegiatan.
• Menyediakan dukungan teknis untuk modernisasi organisasi.
• Menjadi teladan dalam etika kerja, ketelitian, dan profesionalisme.

📎 V. DOKUMEN PENDUKUNG

• Format surat resmi organisasi.
• Notulen rapat pengurus.
• Laporan kegiatan dan laporan tahunan.
• Arsip MoU dan surat kerja sama.
• Format evaluasi kinerja pengurus.

📌 Dengan format ini, SOP Sekretaris Umum BPD LCKI Jakarta siap dijadikan pedoman kerja resmi yang mendukung tata kelola organisasi secara profesional dan modern.